Facturen & Klanten
Leer hoe je facturen aanmaakt vanuit je tijdregistratie of handmatig, klanten beheert en professionele PDF facturen genereert en downloadt.
1. Klanten Beheren
Klant Aanmaken
Ga naar Klanten in het navigatiemenu. Klik op "Nieuwe Klant" en vul de gegevens in:
- • Naam (verplicht) — De bedrijfs- of klantnaam
- • Contactpersoon — Naam van je contactpersoon
- • Email — Wordt automatisch ingevuld op facturen
- • Adres, Postcode, Plaats — Voor de factuur adressering
- • BTW-nummer — Nederlands formaat (NL123456789B01)
- • KVK-nummer — 8-cijferig KVK nummer
Klant Koppelen aan Project
Bij het aanmaken of bewerken van een project kun je een klant selecteren uit de dropdown. Wanneer je daarna een factuur genereert vanuit dat project, worden de klantgegevens automatisch ingevuld op de factuur.
2. Factuur Aanmaken
Vanuit Weekoverzicht (aanbevolen)
De snelste manier om een factuur te maken op basis van je geregistreerde uren:
- 1. Ga naar het Dashboard en navigeer naar de juiste week
- 2. Klik op "Factuur Genereren" in de weekheader
- 3. Selecteer het project waarvoor je wilt factureren
- 4. Het uurtarief wordt automatisch bepaald: project tarief → standaard tarief uit profiel
- 5. Het BTW percentage komt uit je profielinstellingen (standaard 21%)
- 6. Klik op "Factuur Downloaden" — de factuur wordt aangemaakt en de PDF direct gedownload
Let op: Uren die al op een bestaande factuur staan kunnen niet nogmaals worden gefactureerd. Dit voorkomt dubbele facturering.
Handmatig Aanmaken
Voor facturen die niet direct aan tijdregistratie gekoppeld zijn:
- 1. Ga naar de Facturen pagina
- 2. Klik op "Nieuwe Factuur"
- 3. Selecteer een klant uit de dropdown, of vul de klantgegevens handmatig in
- 4. Stel de factuurdatum en vervaldatum in
- 5. Voeg factuurregels toe met omschrijving, aantal en tarief
- 6. Kies het BTW percentage (0%, 9% of 21%)
- 7. Klik op "Concept Aanmaken" — de factuur wordt als concept opgeslagen en de PDF gedownload
3. Conceptfactuur Bewerken
Zolang een factuur de status "Concept" heeft, kun je alles aanpassen:
- 1. Open de factuur door erop te klikken in het overzicht
- 2. Klik op "Bewerken" (rechtsboven)
- 3. Pas de klantgegevens, factuurregels of het BTW percentage aan
- 4. Regels toevoegen of verwijderen met de + en × knoppen
- 5. Totalen worden automatisch herberekend
- 6. Klik op "Opslaan"
Belangrijk: Na het verzenden van een factuur kan deze niet meer worden bewerkt. Controleer daarom altijd je factuur voordat je de status wijzigt naar "Verzonden".
4. Factuur Statusflow
Facturen doorlopen een vaste statusflow. Elke overgang wordt vastgelegd in de statusgeschiedenis.
- • Concept — Kan bewerkt en verwijderd worden
- • Verzonden — Wacht op betaling. Wordt automatisch "Te Laat" na de vervaldatum
- • Betaald — Eindstatus. Betaaldatum wordt vastgelegd
- • Te Laat — Kan alsnog als betaald worden gemarkeerd
5. Factuur PDF Downloaden
Je kunt op elk moment een PDF downloaden van een factuur:
- • Klik op de PDF knop in het factuuroverzicht
- • Of open de factuur en klik op "Download PDF"
De PDF bevat je bedrijfsgegevens (uit je profiel), klantgegevens, factuurregels met bedragen, BTW berekening en betalingsinstructies met je IBAN.
Tip: Vul je bedrijfsgegevens volledig in bij Profiel → Financieel voor professionele facturen met KVK, BTW-nummer en IBAN.
6. Facturatie Instellingen
Pas je facturatie-instellingen aan via Profiel → Financieel:
- • Standaard uurtarief — Wordt gebruikt als een project geen eigen tarief heeft
- • Standaard BTW percentage — 0%, 9% of 21%
- • Factuur voorvoegsel — Bijv. "FACT-2025-" of "INV-"
- • IBAN — Wordt getoond in de betalingsinstructies op de factuur
- • KVK-nummer — Wordt getoond in de factuur header
Het volgende factuurnummer wordt getoond als preview onder het voorvoegsel veld.