Email Integratie Setup
Koppel je Gmail account aan Urenstaat.com voor automatische PDF verzending naar klanten. Leer hier hoe je email integratie instelt en gebruikt.
📧 Op deze pagina leer je:
- • Gmail account koppelen aan Urenstaat.com
- • Email instellingen configureren
- • Automatische PDF verzending instellen
- • Email templates aanpassen
- • Troubleshooting email problemen
Gmail Account Koppelen
De eerste stap is het koppelen van je Gmail account voor automatische email verzending:
🔗 Gmail koppeling stappen:
- 1Email instellingen openen: Ga naar je profiel en klik op "Email Instellingen"
- 2Gmail koppelen: Klik op "Gmail Account Koppelen"
- 3Google toestemming: Log in met je Gmail account en geef toestemming
- 4Bevestiging: Je Gmail is nu gekoppeld en klaar voor gebruik
Google Toestemmingen
Voor de Gmail integratie vraagt Urenstaat.com om specifieke toestemmingen:
🔐 Gevraagde toestemmingen:
✅ Email Verzenden
- • PDF urenstaten versturen
- • Namens jou emails verzenden
- • Gebruik van jouw Gmail adres
📋 Basis Profiel Info
- • Je naam voor emails
- • Email adres verificatie
- • Account identificatie
🔒 Privacy: Urenstaat.com leest geen emails en heeft geen toegang tot je inbox. We kunnen alleen emails versturen namens jou.
Email Instellingen Configureren
Na het koppelen kun je verschillende email instellingen aanpassen:
⚙️ Configuratie opties:
📧 Email Handtekening
Stel een standaard handtekening in voor alle emails:
- • Je naam en functie
- • Contactgegevens
- • Website en social media
- • Bedrijfslogo (optioneel)
📝 Email Template
Pas de standaard email tekst aan:
- • Begroeting en onderwerpregels
- • Uitleg over de urenstaat
- • Call-to-action en vervolgstappen
- • Bedankje en afsluiting
🔄 Automatische Opties
Stel automatische verzending in:
- • CC naar jezelf voor administratie
- • Automatische onderwerpregel generatie
- • Weeknummer in bestandsnaam
- • Bevestiging van verzending
PDF via Email Versturen
Met Gmail gekoppeld kun je eenvoudig PDF urenstaten versturen:
📤 Directe Verzending
- • Klik op "Email PDF" in weekoverzicht
- • Selecteer klant uit project contacten
- • Controleer email inhoud
- • Verstuur direct naar klant
✏️ Email Aanpassen
- • Pas onderwerp aan indien nodig
- • Voeg persoonlijke notitie toe
- • Wijzig ontvanger als gewenst
- • Preview voor verzending
Email Template Voorbeelden
Hier zijn enkele voorbeelden van professionele email templates:
📋 Standaard Template:
Onderwerp: Urenstaat Week [WEEKNUMMER] - [PROJECTNAAM]
Beste [KLANTNAAM],
Hierbij stuur ik je de urenstaat voor week [WEEKNUMMER] ([PERIODE]) voor het project [PROJECTNAAM].
In de bijgevoegde PDF vind je een overzicht van alle uitgevoerde werkzaamheden en bestede uren voor deze week.
Bij vragen over de urenstaat kun je altijd contact met me opnemen.
Met vriendelijke groet,
[JOUW NAAM]
Email Problemen Oplossen
Hier zijn oplossingen voor veelvoorkomende email problemen:
🔧 Troubleshooting:
❌ Gmail koppeling mislukt
- • Controleer of popup blocker uitstaat
- • Probeer opnieuw in incognito modus
- • Zorg dat je Gmail account actief is
- • Controleer Google account toestemmingen
❌ Email verzending werkt niet
- • Ververs de pagina en probeer opnieuw
- • Controleer of Gmail nog gekoppeld is
- • Zorg voor geldig email adres ontvanger
- • Check internet verbinding
❌ Email komt niet aan
- • Vraag klant spam folder te checken
- • Controleer email adres spelling
- • Test met je eigen email adres
- • Wacht enkele minuten voor bezorging
🚀 Volgende Stappen
Nu je email integratie hebt ingesteld, kun je verder met: